Dabei reicht die Bandbreite von einfachen Anwendungen wie der Textzusammenfassung bis hin zu komplexeren Systemen, die Verwaltungsmitarbeitende bei der Bearbeitung von Anträgen unterstützen.

Doch mit den neuen Möglichkeiten entstehen auch neue Fragen: Welche Aufgaben kann KI übernehmen? Wo liegen die Grenzen? Wie lassen sich Datenschutz, Transparenz und menschliche Verantwortung sicherstellen?

Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) beschäftigt sich intensiv mit diesen Fragen und sieht in Künstlicher Intelligenz ein wichtiges Instrument für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. Gleichzeitig wird betont, dass der Einsatz von KI verantwortungsvoll, rechtskonform und unter angemessener menschlicher Kontrolle erfolgen muss.

Wo kann KI in der Verwaltung eingesetzt werden?

Die Einsatzmöglichkeiten von KI sind vielfältig. Besonders interessant sind zunächst Aufgaben, bei denen Mitarbeitende heute viel Zeit mit der Verarbeitung großer Informationsmengen oder wiederkehrenden Tätigkeiten verbringen.

Texte erstellen, bearbeiten und zusammenfassen

Generative KI kann bei zahlreichen Aufgaben rund um Texte unterstützen. Dazu gehören beispielsweise:

• Entwürfe für Schreiben und E-Mails
• Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente
• sprachliche Überarbeitung von Texten
• Erstellung von Protokollentwürfen
• Übersetzungen
• Aufbereitung von Informationen
• Erstellung von FAQ und Informationsmaterialien

Das BMDS nennt unter anderem das Erstellen, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten als mögliche Einsatzbereiche seiner KI-Angebote.

Für die Verwaltung ist dabei entscheidend: KI erstellt einen Vorschlag. Die fachliche Prüfung und Verantwortung bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.

Informationen schneller erschließen

Verwaltungsarbeit ist häufig mit großen Mengen an Dokumenten, Richtlinien, Gesetzen, Verordnungen und internen Informationen verbunden.

KI kann dabei helfen, solche Informationen schneller zu strukturieren. Ein System könnte beispielsweise Dokumente durchsuchen, Kernaussagen zusammenfassen oder relevante Textstellen identifizieren.

Auch bei der Recherche kann KI eine unterstützende Funktion übernehmen. Statt umfangreiche Dokumente vollständig manuell zu durchsuchen, können Mitarbeitende zunächst eine strukturierte Übersicht erhalten und anschließend die relevanten Originalquellen prüfen.

Gerade hier zeigt sich jedoch eine wichtige Grenze: KI kann Informationen falsch interpretieren oder sogar Inhalte erzeugen, die in den zugrunde liegenden Quellen gar nicht vorhanden sind.

Unterstützung bei Verwaltungsprozessen

Besonders großes Potenzial liegt in der Unterstützung konkreter Verwaltungsprozesse.

Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Anträgen. Ein KI-System könnte eingereichte Dokumente analysieren, auf fehlende Unterlagen hinweisen oder Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenführen.

Das BMDS erprobt solche Ansätze unter anderem im Rahmen des Agentic AI Hub. Dort wird untersucht, wie KI-Agenten Verwaltungsmitarbeitende bei komplexeren Vorgängen unterstützen können. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, die Analyse von Unterlagen und die Vorbereitung weiterer Bearbeitungsschritte.

Das Ziel ist dabei nicht zwangsläufig eine vollständig automatisierte Verwaltung. Vielmehr kann KI bestimmte vorbereitende Tätigkeiten übernehmen, während die zuständigen Beschäftigten die Ergebnisse prüfen und die fachliche Entscheidung treffen.

Bürgerkommunikation und Service

Auch im direkten Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern sind verschiedene Einsatzmöglichkeiten denkbar.

Chatbots und KI-gestützte Assistenzsysteme können beispielsweise häufig gestellte Fragen beantworten, Informationen zu Verwaltungsleistungen bereitstellen oder Bürgerinnen und Bürger durch bestimmte Prozesse führen.

Ein solches System könnte beispielsweise erklären:

• Welche Unterlagen werden für einen Antrag benötigt?
• Wo kann ein Antrag gestellt werden?
• Welche Fristen sind zu beachten?
• Wie läuft ein bestimmtes Verwaltungsverfahren grundsätzlich ab?

Das kann insbesondere bei standardisierten Informationen zu einer Entlastung der Mitarbeitenden beitragen.

Gleichzeitig sollte jederzeit erkennbar sein, ob eine Person mit einem automatisierten System oder mit einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter kommuniziert. Bei individuellen, komplexen oder rechtlich besonders relevanten Anliegen muss weiterhin eine qualifizierte menschliche Ansprechperson zur Verfügung stehen.

KI kann Mitarbeitende entlasten – aber nicht einfach ersetzen

Eine häufig diskutierte Frage lautet, ob KI künftig Verwaltungsmitarbeitende ersetzen wird.

Wahrscheinlicher ist zunächst eine Veränderung der Aufgaben. KI kann bestimmte Routinearbeiten übernehmen oder beschleunigen. Dadurch können Mitarbeitende mehr Zeit für Aufgaben gewinnen, bei denen menschliche Kommunikation, Abwägung, Erfahrung und Verantwortungsübernahme gefragt sind.

Ein Beispiel:

Eine KI analysiert einen umfangreichen Antrag und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung. Sie weist außerdem darauf hin, dass bestimmte Dokumente fehlen.

Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter prüft diese Informationen, bewertet den Sachverhalt anhand der geltenden rechtlichen Vorgaben und entscheidet über das weitere Vorgehen.

In diesem Szenario ersetzt KI nicht die Sachbearbeitung. Sie übernimmt vielmehr einen Teil der vorbereitenden Arbeit.

Genau diese Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technologie dürfte für viele Bereiche der Verwaltung eine wichtige Rolle spielen.

Wo liegen die Grenzen von KI?

So groß die Potenziale sind, so wichtig ist es, die Grenzen der Technologie zu kennen.

Datenschutz und Informationssicherheit

Öffentliche Stellen arbeiten mit besonders sensiblen Informationen. Dazu gehören beispielsweise personenbezogene Daten, Gesundheitsinformationen, Steuerdaten oder vertrauliche Verwaltungsunterlagen.

Daher darf nicht jedes Dokument einfach in ein beliebiges KI-System hochgeladen werden.

Vor dem Einsatz muss unter anderem geklärt werden:

• Welche Daten werden verarbeitet?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Wer hat Zugriff?
• Darf die jeweilige Information für diesen Zweck verarbeitet werden?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen bestehen?
• Welche Vorgaben gelten für das konkrete KI-System?

Das BMDS weist entsprechend darauf hin, dass beim KI-Einsatz unter anderem Datenschutz, Informationssicherheit und Geheimschutz berücksichtigt werden müssen.

KI kann Fehler machen

Eine der größten Herausforderungen generativer KI sind sogenannte Halluzinationen. Damit sind Antworten gemeint, die plausibel und überzeugend wirken, aber tatsächlich falsch sind.

Für die öffentliche Verwaltung ist das besonders relevant.

Ein KI-System könnte beispielsweise einen nicht existierenden Gesetzesverweis nennen, eine Frist falsch wiedergeben oder einen Sachverhalt unzutreffend zusammenfassen.

Deshalb gilt: Je größer die möglichen Auswirkungen einer fehlerhaften Information sind, desto wichtiger ist die menschliche Kontrolle.

KI-Ergebnisse sollten insbesondere bei rechtlichen, finanziellen oder personenbezogenen Fragestellungen nicht ungeprüft übernommen werden.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Verwaltungsentscheidungen müssen nachvollziehbar sein. Bürgerinnen und Bürger haben ein berechtigtes Interesse daran zu verstehen, wie Entscheidungen zustande kommen.

Wenn KI in einen Verwaltungsprozess eingebunden wird, muss deshalb nachvollziehbar bleiben, welche Rolle das System gespielt hat.

Eine KI darf nicht zur undurchsichtigen „Black Box“ werden, deren Ergebnisse einfach übernommen werden.

Diskriminierung und Verzerrungen

KI-Systeme werden mit Daten entwickelt und trainiert. Wenn diese Daten bestimmte Verzerrungen enthalten, können sich diese auch in den Ergebnissen eines Systems widerspiegeln.

Das kann insbesondere problematisch sein, wenn KI bei Entscheidungen eingesetzt wird, die Menschen unmittelbar betreffen.

Beispiele wären etwa:

• Bewerbungsverfahren
• Priorisierung von Anträgen
• Auswahl oder Bewertung von Personen
• Erkennung bestimmter Risikomuster

Hier sind besonders hohe Anforderungen an Kontrolle, Transparenz und Fairness notwendig.

Rechtliche Grenzen

Der Einsatz von KI in der Verwaltung muss sich innerhalb des geltenden Rechts bewegen.

Dabei spielen unter anderem Datenschutzrecht, Verwaltungsrecht und die europäischen Regelungen zur Künstlichen Intelligenz eine Rolle.

Die europäische KI-Verordnung verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Das bedeutet vereinfacht: Nicht jede KI-Anwendung wird gleich behandelt. Je nachdem, wofür ein System eingesetzt wird und welches Risiko damit verbunden ist, gelten unterschiedliche Anforderungen.

Für Behörden bedeutet das, dass vor einem KI-Einsatz genau geprüft werden sollte, welche Funktion das System übernimmt und welche Auswirkungen seine Ergebnisse haben können.

Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag

Wie könnte ein sinnvoller KI-Einsatz konkret aussehen?

Stellen wir uns eine Behörde vor, bei der täglich zahlreiche Anträge eingehen.

Bisher müssen Mitarbeitende zunächst prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind. Anschließend werden die Dokumente gelesen und relevante Informationen für die weitere Bearbeitung herausgearbeitet.

Eine KI könnte diese vorbereitenden Schritte unterstützen.

Sie könnte:

1. eingereichte Dokumente erkennen,
2. Informationen strukturiert zusammenführen,
3. fehlende Unterlagen identifizieren,
4. den Vorgang zusammenfassen und
5. auf mögliche Besonderheiten hinweisen.

Die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter prüft anschließend die Ergebnisse und entscheidet über das weitere Vorgehen.

Der Vorteil: Zeitaufwendige Routinetätigkeiten können reduziert werden.

Die Grenze: Die KI trifft nicht automatisch die rechtlich relevante Entscheidung.

Dieses Prinzip – Unterstützung statt unkontrollierter Automatisierung – kann ein sinnvoller Ansatz für viele Verwaltungsbereiche sein.

Was braucht eine Verwaltung für den erfolgreichen KI-Einsatz?

Die Einführung von KI ist nicht nur eine technische Aufgabe.

Eine Behörde benötigt auch klare organisatorische Rahmenbedingungen. Dazu gehören beispielsweise Zuständigkeiten, Datenschutzkonzepte, Sicherheitsvorgaben und Regeln für die Nutzung von KI-Anwendungen.

Auch die Mitarbeitenden müssen einbezogen werden.

Das BMDS betont in diesem Zusammenhang unter anderem die Bedeutung von KI-Kompetenzen, Governance und Change Management.

Denn selbst das beste KI-System bringt wenig, wenn Beschäftigte nicht wissen, wie sie es sinnvoll einsetzen können oder wenn Unsicherheit gegenüber der neuen Technologie besteht.

KI-Kompetenz wird wichtiger

Mit der zunehmenden Verbreitung von KI verändert sich deshalb auch das Kompetenzprofil von Verwaltungsmitarbeitenden.

Dabei muss nicht jeder Beschäftigte programmieren können. Viel wichtiger ist ein grundlegendes Verständnis dafür,

• wie KI-Systeme funktionieren,
• welche Aufgaben sie gut unterstützen können,
• welche Fehler auftreten können,
• wie Ergebnisse überprüft werden,
• welche Daten verarbeitet werden dürfen und
• welche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen gelten.

KI-Kompetenz wird damit zunehmend zu einer Querschnittskompetenz.

Sie betrifft nicht nur IT-Abteilungen, sondern ebenso Sachbearbeitung, Führung, Personal, Organisation und Verwaltungsmanagement.

KI verändert auch Führung und Personalentwicklung

Die Einführung von KI wirft außerdem Fragen auf, die über die Technologie selbst hinausgehen.

Wie verändern sich Tätigkeitsprofile? Welche Kompetenzen werden künftig benötigt? Welche Aufgaben fallen weg, welche entstehen neu? Wie können Mitarbeitende auf die Veränderungen vorbereitet werden?

Damit wird KI auch zu einem Thema für Personalentwicklung und Führung.

Führungskräfte müssen beispielsweise Veränderungsprozesse begleiten, Mitarbeitende bei der Nutzung neuer Technologien unterstützen und gleichzeitig darauf achten, dass Qualitäts- und Verantwortungsstrukturen erhalten bleiben.

Auch Fragen der Weiterbildung gewinnen an Bedeutung.

Berufsbegleitende Studienangebote greifen diese Entwicklungen zunehmend auf. Ein Schwerpunkt Digitales Verwaltungsmanagement kann beispielsweise Themen wie digitale Transformation, Verwaltungsmodernisierung und den strategischen Einsatz neuer Technologien behandeln. Im Bereich Human Resource Management stehen dagegen stärker Personalentwicklung, Führung, Organisation und die Auswirkungen des digitalen Wandels auf Beschäftigte im Mittelpunkt.

Für Verwaltungsmitarbeitende kann eine solche fachliche Vertiefung interessant sein, wenn sie die digitale Entwicklung nicht nur beobachten, sondern aktiv mitgestalten möchten.

Von der Technologie zur Verwaltungsmodernisierung

KI sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden.

Die Einführung eines neuen KI-Tools löst noch kein bestehendes Organisationsproblem. Entscheidend ist vielmehr, ob die Technologie sinnvoll in bestehende Prozesse integriert wird.

Dafür braucht es verschiedene Perspektiven:

Technologie: Was kann KI technisch leisten?

Verwaltung: Wo besteht tatsächlich ein sinnvoller Anwendungsfall?

Recht: Was ist zulässig und welche Anforderungen müssen erfüllt werden?

Organisation: Wie müssen Prozesse und Zuständigkeiten angepasst werden?

Personal: Welche Kompetenzen benötigen die Beschäftigten?

Führung: Wie kann der Veränderungsprozess begleitet werden?

Erst wenn diese Perspektiven zusammengedacht werden, kann KI zu einem tatsächlichen Instrument der Verwaltungsmodernisierung werden.

Was bedeutet KI für Verwaltungsmitarbeitende?

Für Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung bringt die Entwicklung Chancen und Herausforderungen zugleich.

Routineaufgaben könnten künftig stärker automatisiert oder unterstützt werden. Gleichzeitig entstehen neue Tätigkeiten – etwa bei der Auswahl, Einführung und Kontrolle von KI-Systemen.

Mitarbeitende mit Kenntnissen in Digitalisierung, Organisation, Verwaltung, Personal und Führung können dabei eine wichtige Schnittstellenfunktion übernehmen.

Die zentrale Kompetenz wird daher nicht darin bestehen, möglichst viele KI-Tools zu kennen. Viel wichtiger ist die Fähigkeit, zu beurteilen, wann KI einen Mehrwert bietet und wann menschliche Expertise unverzichtbar bleibt.

Fazit: KI braucht Verantwortung

Künstliche Intelligenz bietet der öffentlichen Verwaltung zahlreiche Möglichkeiten. Sie kann Texte erstellen, Informationen zusammenfassen, Dokumente analysieren, Verwaltungsprozesse unterstützen und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern verbessern.

Gleichzeitig hat KI klare Grenzen. Fehler, Datenschutzrisiken, mangelnde Transparenz, mögliche Verzerrungen und rechtliche Anforderungen machen eine verantwortungsvolle Nutzung notwendig.

Die entscheidende Frage sollte deshalb nicht lauten:

„Was können wir mit KI automatisieren?“

Sondern:

„Wo kann KI die Verwaltung sinnvoll unterstützen, ohne Qualität, Rechtssicherheit und Vertrauen zu gefährden?“

Die Antwort darauf wird von Behörde zu Behörde unterschiedlich ausfallen.

Fest steht jedoch: KI wird die öffentliche Verwaltung verändern. Erfolgreich wird dieser Wandel vor allem dort sein, wo Technologie mit Verwaltungswissen, rechtlicher Kompetenz, Organisationsverständnis und gut ausgebildeten Mitarbeitenden zusammenkommt.

Wer diese Zusammenhänge versteht, kann die Entwicklung aktiv mitgestalten – und dazu beitragen, dass KI nicht zum Selbstzweck eingesetzt wird, sondern tatsächlich zu einer moderneren, effizienteren und bürgerorientierten Verwaltung beiträgt.

Offizielle Quellen und weiterführende Informationen

Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) informiert ausführlich über den Einsatz von KI in der Verwaltung, aktuelle Projekte, KI-Kompetenzen und den KI-Guide für Behörden.

→ KI in der Verwaltung – BMDS

Weitere Informationen zu aktuellen Pilotprojekten bietet das BMDS im Rahmen des Agentic AI Hub.

→ Agentic AI Hub – Pilotierung in Kommunen

Auch die Europäische Kommission informiert über die rechtlichen Rahmenbedingungen der europäischen KI-Verordnung.

→ EU AI Act – Europäische Kommission

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Technische Produkte und Dienstleistungen werden immer komplexer – gleichzeitig sind B2B-Kunden heute so gut informiert wie nie zuvor. Bevor der erste Kontakt mit einem Anbieter entsteht, haben viele bereits recherchiert, Angebote verglichen und sich ein eigenes Bild von möglichen Lösungen gemacht. Klassische Verkaufsargumente wie Technologievorsprung, Innovation oder Qualität reichen deshalb längst nicht mehr allein aus.

Was bedeutet das für Vertriebsingenieur:innen? Welche Kompetenzen braucht erfolgreicher technischer Vertrieb heute – und wie kann Weiterbildung darauf vorbereiten?

Darüber haben wir mit Dr. rer. oec. Luis Barrantes, dem wissenschaftlichen Leiter des Zertifikatskurses „Vertriebsingenieur:in VDI – Sales Professional B2B“ an der Akademie der Ruhr-Universität Bochum, gesprochen. Dr. Barrantes begleitet und gestaltet den Zertifikatskurs seit Jahren mit und beschäftigt sich wissenschaftlich wie praktisch intensiv mit dem technischen Vertrieb. Der Kurs verbindet deshalb aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse mit Erfahrungen aus der Vertriebspraxis.

1. Was hat sich im technischen B2B-Vertrieb in den vergangenen Jahren am stärksten verändert?

Dr. Luis Barrantes:
Der Vertrieb ist deutlich komplexer geworden. Unternehmenskunden verfügen heute über eine enorme Informationsdichte und können sich bereits vor dem ersten Gespräch sehr intensiv mit Produkten, Anbietern und möglichen Lösungen auseinandersetzen. Gleichzeitig werden Kaufentscheidungen zunehmend von mehreren Personen und unterschiedlichen Fachbereichen beeinflusst.

Für Vertriebsingenieur:innen bedeutet das: Es reicht nicht mehr, ein technisch hervorragendes Produkt erklären zu können. Sie müssen verstehen, wie ihre Ansprechpartner:innen Entscheidungen treffen, welche Bedürfnisse tatsächlich hinter einer Anfrage stehen und welchen konkreten Mehrwert eine Lösung für das Unternehmen schafft.

Moderne Vertriebsingenieur:innen sind deshalb viel stärker strategische Partner des Kunden. Genau diese Entwicklung bildet eine zentrale Grundlage unseres Kurses.

2. Welche Fähigkeiten brauchen Vertriebsingenieur:innen heute, um in diesem Umfeld erfolgreich zu sein?

Dr. Luis Barrantes:
Technisches Verständnis bleibt natürlich die Basis. Hinzukommen aber eine ganze Reihe vertrieblicher Kompetenzen: Markt- und Wettbewerbsanalyse, strategische Vertriebsplanung, professionelle Leadgenerierung, digitale Vertriebskanäle, Gesprächsführung und Verhandlungsmanagement.

Besonders wichtig ist aus meiner Sicht die Fähigkeit, Technologie in Kundennutzen zu übersetzen. Ein Kunde kauft schließlich keine technische Eigenschaft, sondern eine Lösung für eine konkrete Herausforderung.

Deshalb betrachten wir im Kurs den gesamten Vertriebsprozess – von der Marktstrategie über die Identifikation und Qualifizierung von Leads bis hin zur Angebotserstellung, Verhandlung und langfristigen Kundenbindung. Die sechs Module bilden damit die wesentlichen Kompetenzfelder eines modernen B2B-Vertriebs ab. (Vertriebsingenieur:in VDI)

3. Welche Rolle spielen Digitalisierung und neue Customer Journeys?

Dr. Luis Barrantes:
Eine sehr große. Die Digitalisierung verändert nicht nur die Werkzeuge des Vertriebs, sondern den gesamten Entscheidungsprozess. Kund:innen informieren sich online, vergleichen Anbieter und Lösungen und treten häufig erst relativ spät mit einem Unternehmen in Kontakt.

Das bedeutet: Vertriebsingenieur:innen müssen dort präsent sein, wo die Customer Journey stattfindet. Sie müssen digitale Kanäle verstehen, Leads professionell entwickeln und auch mit Kund:innen umgehen können, die bereits sehr viel Vorwissen mitbringen.

Deshalb beschäftigen wir uns im Kurs unter anderem mit Customer Journey, Online-Kanälen, E-Commerce und Digital Sales. Gleichzeitig darf Digitalisierung aber nicht dazu führen, dass der persönliche Kontakt an Bedeutung verliert. Gerade bei komplexen technischen Lösungen bleiben Vertrauen, Beratung und eine gute Kommunikation entscheidend. (Vertriebsingenieur:in VDI)

4. Warum ist die Verbindung von Wissenschaft und Vertriebspraxis für die Weiterbildung so wichtig?

Dr. Luis Barrantes:
Weil guter Vertrieb beides braucht: ein solides methodisches Fundament und die Fähigkeit, dieses Wissen in realen Situationen anzuwenden.

Unser Kurs ist deshalb bewusst interdisziplinär aufgebaut. Hochschuldozent:innen vermitteln wissenschaftlich fundierte Methoden und Modelle, gleichzeitig bringen erfahrene Praktiker:innen ihre konkreten Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen und Vertriebssituationen ein.

Besonders wertvoll ist dabei der Austausch unter den Teilnehmenden. Unterschiedliche Branchen, Erfahrungen und Vertriebsaufgaben führen immer wieder zu Diskussionen, aus denen auch für die eigene berufliche Praxis neue Perspektiven entstehen.

5. Was macht den Kurs aus Ihrer Sicht besonders zukunftsfähig?

Dr. Luis Barrantes:
Zukunftsfähige Vertriebsingenieur:innen müssen in der Lage sein, sich auf Veränderungen einzustellen. Deshalb wollten wir keinen Kurs entwickeln, der lediglich einzelne Verkaufstechniken vermittelt. Unser Anspruch ist, nachhaltig vertriebliche Handlungskompetenz aufzubauen.

Dazu gehört, Märkte strategisch zu betrachten, Kundenbedürfnisse zu verstehen, Vertriebsprozesse systematisch zu gestalten und gleichzeitig überzeugend zu kommunizieren und zu verhandeln. Auch Vertriebssteuerung und Vertriebscontrolling gehören dazu.

Der Kurs orientiert sich dabei an den aktuellen Kompetenzanforderungen des technischen Vertriebs und an der VDI-Richtlinie 4501 zur Qualifizierung von Vertriebsingenieur:innen. Gleichzeitig wird das Wissen anhand von Praxisfällen, einer begleitenden Projektarbeit und konkreten B2B-Situationen angewendet. So entsteht eine Weiterbildung, die wissenschaftlichen Anspruch mit unmittelbarer beruflicher Relevanz verbindet. (Vertriebsingenieur:in VDI)

Fazit: Technik verstehen. Kunden verstehen. Vertrieb gestalten.

Das Gespräch mit Dr. Luis Barrantes macht deutlich: Moderne Vertriebsingenieur:innen sind weit mehr als eine Schnittstelle zwischen Technik und Verkauf. Gefragt sind Menschen, die technologische Kompetenz mit strategischem Denken, Kundenorientierung, Kommunikationsstärke und digitalem Vertriebs-Know-how verbinden.

Genau hier setzt der Zertifikatskurs „Vertriebsingenieur:in VDI – Sales Professional B2B“ an. Die berufsbegleitende Weiterbildung der Akademie der Ruhr-Universität in Kooperation mit dem VDI verbindet sechs Präsenzmodule mit einem begleiteten Praxisprojekt und schließt mit einem Certificate of Advanced Studies (CAS) inklusive 10 ECTS ab.

Der nächste Kurs startet am 9. November 2026 in Bochum.

Mehr zum Zertifikatskurs: „Vertriebsingenieur:in VDI – Sales Professional B2B“

Zu Person:

Dr. rer. oec. Luis Barrantes ist wissenschaftlicher Leiter des Zertifikatskurses „Vertriebsingenieur:in VDI“ und Studiengangkoordinator „Sales Engineering and Product Management (SEPM)“ an der Ruhr-Universität. Er ist Mitglied des Gremiums „VDI-GPP FB2 Fachbeirat Technischer Vertrieb und Produktmanagement“ des Verein Deutscher Ingenieure (VDI) und Mitverfasser der Richtlinien „VDI 4501 Berufsfeld Technischer Vertrieb“, „VDI 4506 Strategischer Vertrieb“ und VDI 4503 „Vertriebskennzahlen – Grundlagen und Kennzahlensystematik“. Außerdem ist Dr. Barrantes Initiator und Sprecher des Beirats der Academic Association of Sales Engineering (AASE); Europäischer Verbund von Professor:innen, Dekan:innen und Direktor:innen europäischer Hochschulen, die in der Ausbildung von Vertriebsingenieur*innen tätig sind.

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Fest steht: Künstliche Intelligenz wird das Qualitätsmanagement nicht ersetzen. Sie kann jedoch dabei unterstützen, Prozesse effizienter zu gestalten, Daten besser auszuwerten und Qualitätsverantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit zu entlasten. 

Qualitätsmanagement zwischen Daten und Entscheidungen

Qualitätsmanagement basiert zunehmend auf Daten. Kennzahlen, Auditberichte, Prozessinformationen und Kundenrückmeldungen liefern wichtige Hinweise darauf, wo Verbesserungen notwendig sind. 

Genau hier kann KI unterstützen: Große Datenmengen lassen sich schneller analysieren, Muster können erkannt und Zusammenhänge sichtbar gemacht werden. Beispielsweise können KI-Anwendungen bei der Auswertung von Dokumenten, der Vorbereitung interner Audits oder der Analyse von Qualitätskennzahlen unterstützen. 

Die Verantwortung für Entscheidungen bleibt jedoch beim Menschen. Ergebnisse müssen weiterhin fachlich bewertet und im jeweiligen Unternehmenskontext betrachtet werden. 

KI im internen Audit

Auch im Bereich interner Audits entstehen neue Möglichkeiten. KI kann beispielsweise dabei helfen, Dokumentationen vorzubereiten, relevante Informationen schneller zu finden oder bestehende Daten strukturiert auszuwerten. 

Dadurch können Auditorinnen und Auditoren mehr Zeit für die eigentliche Analyse und den Austausch mit den Fachbereichen gewinnen. Denn ein erfolgreiches Audit lebt nicht nur von Daten, sondern vor allem vom Verständnis für Prozesse und Menschen. 

Chancen und Grenzen erkennen

Der Einsatz von KI bringt neben Chancen auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen beispielsweise Fragen zur Datenqualität, Informationssicherheit und zum verantwortungsvollen Umgang mit KI beantworten. 

Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine automatisierte Bearbeitung. Besonders dort, wo Erfahrung, Fachwissen und persönliche Einschätzung gefragt sind, bleibt der Mensch entscheidend. 

Verantwortungsvoller Einsatz als Erfolgsfaktor

Für Unternehmen bedeutet dies: Der Nutzen von KI entsteht nicht allein durch die Technologie selbst, sondern durch ihre sinnvolle Integration in bestehende Prozesse. 

Ein modernes Qualitätsmanagement verbindet technologische Möglichkeiten mit bewährten Methoden. Lernen Sie im Kurs Interner Auditor ISO 9001, wie Sie beides optimal einsetzen. Wer KI gezielt einsetzt, kann Effizienz steigern, Transparenz schaffen und Verbesserungsprozesse unterstützen.  

Die Zukunft des Qualitätsmanagements liegt daher nicht in der Entscheidung „Mensch oder Maschine“, sondern in der erfolgreichen Zusammenarbeit beider. 

Das Bild wurde mit Unterstützung von KI erstellt. 

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Im August geht die Webinarreihe „KI-Impulse für Unternehmen“ der Akademie der Ruhr-Universität in die nächste Runde. Freuen Sie sich auf informative Einblicke in aktuelle Entwicklungen der Künstlichen Intelligenz und deren Bedeutung für Ihr Unternehmen.

KI-Impuls | Freitag, 21.08.2026 | 10:00–11:00 Uhr
Vagabundierende KI – wenn Software aus der Sandbox flüchtet

KI-Agenten werden immer autonomer. Doch was geschieht, wenn sie die Grenzen ihrer vorgesehenen Umgebung überschreiten? Dieser KI-Impuls beleuchtet technische Hintergründe und reale Entwicklungen und zeigt auf, welche strategischen und ethischen Fragen sich daraus für Unternehmen und Entscheidungsträger ergeben.

KI-Impuls | Freitag, 18.09.2026 | 10:00–11:00 Uhr
Handlungsorientierte Stufen bei der Nutzung von KI

Vom Browser-Prompt über KI-fähige Standardsoftware bis hin zu eigenen KI-Agenten – die Möglichkeiten des KI-Einsatzes in Unternehmen sind vielfältig. Doch welche Ausbaustufe ist für das eigene Unternehmen — zu welchem Zeitpunkt & Reifegrad —sinnvoll? Dieser KI-Impuls lädt dazu ein, Einsatzszenarien zu reflektieren und gemeinsam zu diskutieren.

Kostenfreie Anmeldung

KI-Workshop (hybrid), 07.-08.10.26, O-Werk Bochum
Künstliche Intelligenz (KI) als Wettbewerbsvorteil

Dieser zweitägige Präsenzkurs richtet sich an alle, die Verantwortung für die Gestaltung von Unternehmen und Prozessen tragen. Sie erfahren unter anderem:

• Was muss ich über KI wissen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können?
• Wie kann ich KI sinnvoll für meine eigene Arbeit nutzen?
• Was sollte ich bei der Optimierung von Prozessen berücksichtigen?
• Wie gestalte ich den KI-Einsatz in meinem Verantwortungsbereich?
• Wie zuverlässig ist KI und mit welchen Fehlern muss ich rechnen?
• Welche Prioritäten sollte ich bei der Entwicklung und dem Einsatz von KI setzen?

Bereits vor dem Workshop erhalten Sie Zugang zur Lernplattform der Akademie mit ergänzenden Videos, Quizzen und weiterführenden Materialien rund um das Thema KI.

Weitere Informationen und Anmeldung

Passender Akademie-Blog-Beitrag

Hat mein Unternehmen eine zukunftsweisende KI-Strategie?

akademie.rub.de/hat-mein-unternehmen-eine-zukunftsweisende-ki-strategie

Dr. Götz Volkenandt

Dr. Götz Volkenandt ist seit mehr als 25 Jahren in der Unternehmensberatung tätig – unter anderem als Executive Industry Leader bei IBM, als Geschäftsstellenleiter bei Coopers & Lybrand sowie als Partner bei PricewaterhouseCoopers. Heute unterstützt er als Geschäftsführer Unternehmen bei ihrer strategischen und operativen Weiterentwicklung. Ein besonderer Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Künstliche Intelligenz. In seiner Unternehmensberatung entwickelt er gemeinsam mit Unternehmen Proof-of-Concepts für KI-Lösungsansätze und vermittelt in Seminaren und Workshops praxisnah die Möglichkeiten, Grenzen und Einsatzpotenziale von KI.

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Künstliche Intelligenz gilt als Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation. Gleichzeitig zweifeln viele Marktbeobachter daran, dass sich die hohen Investitionen tatsächlich auszahlen. Entscheidend ist nicht der Einsatz von KI an sich – sondern wie strategisch sie genutzt wird. Die Akademie der Ruhr-Universität, offizielle Weiterbildungseinrichtung der Ruhr-Universität Bochum, lädt Sie herzlich zu einem weiteren Experten-Impuls ein:

Zukunftsimpuls KI – Künstliche Intelligenz als Wettbewerbsvorteil

Mo., 13. April 2026, 15:00 -16:00 Uhr, online (Zoom)

Dieses 60-minütige, kostenfreie Online-Webinar richtet sich an Führungskräfte und Entscheidungsträger, die Künstliche Intelligenz nicht nur verstehen, sondern gezielt als Wettbewerbsvorteil nutzen möchten.

👉 Jetzt anmelden und den Zukunftsimpuls KI sichern

Das erwartet Sie

• Ein realistischer Blick hinter den KI-Hype
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• Einordnung regulatorischer und organisatorischer Besonderheiten
• Interaktive Fragerunde mit dem Referenten

Für wen ist das Webinar geeignet?

• Geschäftsführungen & Vorstände
• Führungskräfte aus Strategie, Innovation und Transformation
• Produkt-, Projekt- und Prozessverantwortliche
• Gründer:innen und unternehmerische Entscheider

Referent:

Dr. Götz Volkenandt – Unternehmensberater mit über 25 Jahren Erfahrung u. a. bei IBM, Coopers & Lybrand und PricewaterhouseCoopers. Heute begleitet er Unternehmen bei der strategischen und operativen Einführung von KI-Lösungen. Dr. Volkenandt lehrt an der Akademie der Ruhr-Universität zum Thema Strategische KI und ist Fachdozent für Strategie & Marketing im Zertifikatskurs Chief Innovation Manager:in (CIM).

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

👉 Jetzt anmelden und den Zukunftsimpuls KI sichern

(1) „O-Töne aus dem O-Werk“:  Die Seminar- und Konferenzräume der Akademie der Ruhr-Universität gGmbH befinden sich im Hautverwaltungsgebäude der ehem. Opel-Werke Bochum (heute O-Werk). Von hier aus veranstalten wir mit den „O-Tönen“ auch kostenfreie Online- und Hybrid-Vortragsreihen.

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Der Hype um generativen Sprachmodelle, wie in ChatGBT, Google Gemini oder DeepSeek erweckt den Anschein, dass die technischen Herausforderungen künstlicher Intelligenz (KI) gemeistert wären. Das ist bei weitem nicht so. Tatsächlich gibt es im Gegensatz zu herkömmlicher IT viele weitere Aspekte zu berücksichtigen, wenn man künstliche Intelligenz im Unternehmen bzw. der eigenen Organisation einsetzen möchte.

In Zeiten digitaler Transformation ist ein strategischer Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) einer der entscheidenden Faktoren für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit in Unternehmen der deutschen Wirtschaft. Die Vorstellung, dass der Umgang mit KI vergleichbar mit dem Umgang mit herkömmlicher IT sei, ist dabei sicher zu kurz gegriffen, um die Potenziale und Chancen des Einsatzes von KI zu nutzen. Es gilt eine ganze Reihe an Besonderheiten zu berücksichtigen. Diese werden auf europäischer Ebene sogar so weitreichend eingeschätzt, dass dieser Technologieeinsatz gesondert reguliert wird – aus gutem Grund.

Viele Entscheidungsträger und Führungsräfte stellen sich zum Thema KI-Strategie Fragen, wie „Was muss ich über KI wissen, wenn ich eine Rolle bei der Gestaltung des Unternehmens und seiner Prozesse innehabe? Was muss ich wissen, wenn ich die Strategie für die Gesamtorganisation oder meinen eigenen Verantwortungsbereich gestalte? Was muss ich wissen, wenn ich selbst KI einsetzen möchte?“.

Für einen KI-Strategie im eigenen Unternehmen gilt es die „Pros und Cons“, die Chancen und Risiken beim Einsatz von KI ein- und abzuschätzen. Der sicher geplante Einsatz von Künstliche Intelligenz kann dem eigenen Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil am Markt und gegenüber Mitbewerbern verschaffen.

Mit dem entsprechenden Fach- und Überblicks – Know-how ausgestattet, haben Führunsgkräfte es in der Hand:

1. Effizienzsteigerung & Automatisierung

• KI kann repetitive und zeitaufwendige Aufgaben automatisieren (z. B. Datenanalyse, Kundenservice, Produktion).
• Mitarbeiter können sich auf strategische oder kreative Tätigkeiten konzentrieren.
• Kostensenkung durch geringeren manuellen Aufwand.

2. Schnellere & bessere Entscheidungsfindung

• KI analysiert riesige Datenmengen in Echtzeit und identifiziert Muster, die Menschen möglicherweise übersehen.
• Unternehmen können fundiertere und datenbasierte Entscheidungen treffen.
• Risikomanagement wird verbessert (z. B. durch Betrugserkennung in Finanzunternehmen).

3. Personalisierung & Kundenerlebnis

• KI ermöglicht individuell zugeschnittene Empfehlungen (z. B. in E-Commerce und Streaming-Diensten).
• Chatbots und Sprachassistenten verbessern den Kundenservice rund um die Uhr.
• Kundenbindung und -zufriedenheit steigen durch maßgeschneiderte Interaktionen.

4. Innovationskraft & Wettbewerbsvorteil

• Unternehmen, die frühzeitig in KI investieren, können neue Geschäftsmodelle entwickeln.
• KI ermöglicht vorausschauende Wartung (z. B. in der Industrie) oder optimierte Lieferketten.
• Durch schnellere Markteinführungen und optimierte Prozesse können Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

5. Skalierbarkeit & Flexibilität

• KI kann Geschäftsprozesse schneller skalieren als herkömmliche Methoden.
• Unternehmen können neue Märkte effizient erschließen und sich schneller an veränderte Marktbedingungen anpassen.

6. Forschung & Entwicklung (F&E)

• KI beschleunigt die Entwicklung neuer Produkte durch Simulationen und Automatisierung von Tests.
• Pharmaunternehmen nutzen KI für die schnellere Entwicklung neuer Medikamente.
• Kreative KI kann Designvorschläge generieren (z. B. in der Mode- oder Automobilbranche).

7. Wettbewerbsvorteil durch Datenanalyse

• Unternehmen mit besserer KI-gestützter Datenanalyse verstehen Markttrends früher.
• Dynamische Preisgestaltung basierend auf Echtzeit-Daten steigert den Umsatz (z. B. in der Tourismusbranche).

Die Lösung

Unternehmen, die KI strategisch einsetzen, haben einen klaren Vorteil: Sie sind effizienter, innovativer und kundenorientierter Dadurch können sie sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil auf den volatilen Märkten und gegenüber dem Wettbewerb sichern. Die Akademie der Ruhr-Universität bietet ein KI-Seminar für Entscheider, das sich an folgende Zielgruppen wendet: Innovationsverantwortliche, Gründer:innen, Produktentwickler:innen, Prozess- und Organisationsentwickler:innen und alle, die sich für Künstliche Intelligenz (KI) als Wettbewerbsvorteil bzw. die möglichen Folgen des Einsatzes interessieren und sich entsprechend auf die zukünftige Entwicklung vorbereiten wollen.

Die Kursdurchführung erfolgt hybrid und ermöglicht so ein flexibles und praxisorientiertes Lernen. Der Erfahrungsaustausch mit den anderen Kursteilnehmer:innen im nachgestellten Präsenzteil ist viel produktiver und hilft dabei, auf Basis eigener Prioritäten eine geeignete individuelle KI-Vorgehensweise zu erkennen und vorzudenken.

Künstliche Intelligenz (KI) in Unternehmen als Wettbewerbsvorteil

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