Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt – und macht auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht halt. Behörden und Kommunen prüfen zunehmend, wie KI genutzt werden kann, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten, Mitarbeitende zu entlasten und Bürgerinnen und Bürger besser zu unterstützen.
Dabei reicht die Bandbreite von einfachen Anwendungen wie der Textzusammenfassung bis hin zu komplexeren Systemen, die Verwaltungsmitarbeitende bei der Bearbeitung von Anträgen unterstützen.
Doch mit den neuen Möglichkeiten entstehen auch neue Fragen: Welche Aufgaben kann KI übernehmen? Wo liegen die Grenzen? Wie lassen sich Datenschutz, Transparenz und menschliche Verantwortung sicherstellen?
Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) beschäftigt sich intensiv mit diesen Fragen und sieht in Künstlicher Intelligenz ein wichtiges Instrument für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. Gleichzeitig wird betont, dass der Einsatz von KI verantwortungsvoll, rechtskonform und unter angemessener menschlicher Kontrolle erfolgen muss.
Wo kann KI in der Verwaltung eingesetzt werden?
Die Einsatzmöglichkeiten von KI sind vielfältig. Besonders interessant sind zunächst Aufgaben, bei denen Mitarbeitende heute viel Zeit mit der Verarbeitung großer Informationsmengen oder wiederkehrenden Tätigkeiten verbringen.
Texte erstellen, bearbeiten und zusammenfassen
Generative KI kann bei zahlreichen Aufgaben rund um Texte unterstützen. Dazu gehören beispielsweise:
- Entwürfe für Schreiben und E-Mails
- Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente
- sprachliche Überarbeitung von Texten
- Erstellung von Protokollentwürfen
- Übersetzungen
- Aufbereitung von Informationen
- Erstellung von FAQ und Informationsmaterialien
Das BMDS nennt unter anderem das Erstellen, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten als mögliche Einsatzbereiche seiner KI-Angebote.
Für die Verwaltung ist dabei entscheidend: KI erstellt einen Vorschlag. Die fachliche Prüfung und Verantwortung bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Informationen schneller erschließen
Verwaltungsarbeit ist häufig mit großen Mengen an Dokumenten, Richtlinien, Gesetzen, Verordnungen und internen Informationen verbunden.
KI kann dabei helfen, solche Informationen schneller zu strukturieren. Ein System könnte beispielsweise Dokumente durchsuchen, Kernaussagen zusammenfassen oder relevante Textstellen identifizieren.
Auch bei der Recherche kann KI eine unterstützende Funktion übernehmen. Statt umfangreiche Dokumente vollständig manuell zu durchsuchen, können Mitarbeitende zunächst eine strukturierte Übersicht erhalten und anschließend die relevanten Originalquellen prüfen.
Gerade hier zeigt sich jedoch eine wichtige Grenze: KI kann Informationen falsch interpretieren oder sogar Inhalte erzeugen, die in den zugrunde liegenden Quellen gar nicht vorhanden sind.
Unterstützung bei Verwaltungsprozessen
Besonders großes Potenzial liegt in der Unterstützung konkreter Verwaltungsprozesse.
Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Anträgen. Ein KI-System könnte eingereichte Dokumente analysieren, auf fehlende Unterlagen hinweisen oder Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenführen.
Das BMDS erprobt solche Ansätze unter anderem im Rahmen des Agentic AI Hub. Dort wird untersucht, wie KI-Agenten Verwaltungsmitarbeitende bei komplexeren Vorgängen unterstützen können. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, die Analyse von Unterlagen und die Vorbereitung weiterer Bearbeitungsschritte.
Das Ziel ist dabei nicht zwangsläufig eine vollständig automatisierte Verwaltung. Vielmehr kann KI bestimmte vorbereitende Tätigkeiten übernehmen, während die zuständigen Beschäftigten die Ergebnisse prüfen und die fachliche Entscheidung treffen.
Bürgerkommunikation und Service
Auch im direkten Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern sind verschiedene Einsatzmöglichkeiten denkbar.
Chatbots und KI-gestützte Assistenzsysteme können beispielsweise häufig gestellte Fragen beantworten, Informationen zu Verwaltungsleistungen bereitstellen oder Bürgerinnen und Bürger durch bestimmte Prozesse führen.
Ein solches System könnte beispielsweise erklären:
- Welche Unterlagen werden für einen Antrag benötigt?
- Wo kann ein Antrag gestellt werden?
- Welche Fristen sind zu beachten?
- Wie läuft ein bestimmtes Verwaltungsverfahren grundsätzlich ab?
Das kann insbesondere bei standardisierten Informationen zu einer Entlastung der Mitarbeitenden beitragen.
Gleichzeitig sollte jederzeit erkennbar sein, ob eine Person mit einem automatisierten System oder mit einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter kommuniziert. Bei individuellen, komplexen oder rechtlich besonders relevanten Anliegen muss weiterhin eine qualifizierte menschliche Ansprechperson zur Verfügung stehen.
KI kann Mitarbeitende entlasten – aber nicht einfach ersetzen
Eine häufig diskutierte Frage lautet, ob KI künftig Verwaltungsmitarbeitende ersetzen wird.
Wahrscheinlicher ist zunächst eine Veränderung der Aufgaben. KI kann bestimmte Routinearbeiten übernehmen oder beschleunigen. Dadurch können Mitarbeitende mehr Zeit für Aufgaben gewinnen, bei denen menschliche Kommunikation, Abwägung, Erfahrung und Verantwortungsübernahme gefragt sind.
Ein Beispiel:
Eine KI analysiert einen umfangreichen Antrag und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung. Sie weist außerdem darauf hin, dass bestimmte Dokumente fehlen.
Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter prüft diese Informationen, bewertet den Sachverhalt anhand der geltenden rechtlichen Vorgaben und entscheidet über das weitere Vorgehen.
In diesem Szenario ersetzt KI nicht die Sachbearbeitung. Sie übernimmt vielmehr einen Teil der vorbereitenden Arbeit.
Genau diese Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technologie dürfte für viele Bereiche der Verwaltung eine wichtige Rolle spielen.
Wo liegen die Grenzen von KI?
So groß die Potenziale sind, so wichtig ist es, die Grenzen der Technologie zu kennen.
Datenschutz und Informationssicherheit
Öffentliche Stellen arbeiten mit besonders sensiblen Informationen. Dazu gehören beispielsweise personenbezogene Daten, Gesundheitsinformationen, Steuerdaten oder vertrauliche Verwaltungsunterlagen.
Daher darf nicht jedes Dokument einfach in ein beliebiges KI-System hochgeladen werden.
Vor dem Einsatz muss unter anderem geklärt werden:
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wer hat Zugriff?
- Darf die jeweilige Information für diesen Zweck verarbeitet werden?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen bestehen?
- Welche Vorgaben gelten für das konkrete KI-System?
Das BMDS weist entsprechend darauf hin, dass beim KI-Einsatz unter anderem Datenschutz, Informationssicherheit und Geheimschutz berücksichtigt werden müssen.
KI kann Fehler machen
Eine der größten Herausforderungen generativer KI sind sogenannte Halluzinationen. Damit sind Antworten gemeint, die plausibel und überzeugend wirken, aber tatsächlich falsch sind.
Für die öffentliche Verwaltung ist das besonders relevant.
Ein KI-System könnte beispielsweise einen nicht existierenden Gesetzesverweis nennen, eine Frist falsch wiedergeben oder einen Sachverhalt unzutreffend zusammenfassen.
Deshalb gilt: Je größer die möglichen Auswirkungen einer fehlerhaften Information sind, desto wichtiger ist die menschliche Kontrolle.
KI-Ergebnisse sollten insbesondere bei rechtlichen, finanziellen oder personenbezogenen Fragestellungen nicht ungeprüft übernommen werden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Verwaltungsentscheidungen müssen nachvollziehbar sein. Bürgerinnen und Bürger haben ein berechtigtes Interesse daran zu verstehen, wie Entscheidungen zustande kommen.
Wenn KI in einen Verwaltungsprozess eingebunden wird, muss deshalb nachvollziehbar bleiben, welche Rolle das System gespielt hat.
Eine KI darf nicht zur undurchsichtigen „Black Box“ werden, deren Ergebnisse einfach übernommen werden.
Diskriminierung und Verzerrungen
KI-Systeme werden mit Daten entwickelt und trainiert. Wenn diese Daten bestimmte Verzerrungen enthalten, können sich diese auch in den Ergebnissen eines Systems widerspiegeln.
Das kann insbesondere problematisch sein, wenn KI bei Entscheidungen eingesetzt wird, die Menschen unmittelbar betreffen.
Beispiele wären etwa:
- Bewerbungsverfahren
- Priorisierung von Anträgen
- Auswahl oder Bewertung von Personen
- Erkennung bestimmter Risikomuster
Hier sind besonders hohe Anforderungen an Kontrolle, Transparenz und Fairness notwendig.
Rechtliche Grenzen
Der Einsatz von KI in der Verwaltung muss sich innerhalb des geltenden Rechts bewegen.
Dabei spielen unter anderem Datenschutzrecht, Verwaltungsrecht und die europäischen Regelungen zur Künstlichen Intelligenz eine Rolle.
Die europäische KI-Verordnung verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Das bedeutet vereinfacht: Nicht jede KI-Anwendung wird gleich behandelt. Je nachdem, wofür ein System eingesetzt wird und welches Risiko damit verbunden ist, gelten unterschiedliche Anforderungen.
Für Behörden bedeutet das, dass vor einem KI-Einsatz genau geprüft werden sollte, welche Funktion das System übernimmt und welche Auswirkungen seine Ergebnisse haben können.
Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag
Wie könnte ein sinnvoller KI-Einsatz konkret aussehen?
Stellen wir uns eine Behörde vor, bei der täglich zahlreiche Anträge eingehen.
Bisher müssen Mitarbeitende zunächst prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind. Anschließend werden die Dokumente gelesen und relevante Informationen für die weitere Bearbeitung herausgearbeitet.
Eine KI könnte diese vorbereitenden Schritte unterstützen.
Sie könnte:
- eingereichte Dokumente erkennen,
- Informationen strukturiert zusammenführen,
- fehlende Unterlagen identifizieren,
- den Vorgang zusammenfassen und
- auf mögliche Besonderheiten hinweisen.
Die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter prüft anschließend die Ergebnisse und entscheidet über das weitere Vorgehen.
Der Vorteil: Zeitaufwendige Routinetätigkeiten können reduziert werden.
Die Grenze: Die KI trifft nicht automatisch die rechtlich relevante Entscheidung.
Dieses Prinzip – Unterstützung statt unkontrollierter Automatisierung – kann ein sinnvoller Ansatz für viele Verwaltungsbereiche sein.
Was braucht eine Verwaltung für den erfolgreichen KI-Einsatz?
Die Einführung von KI ist nicht nur eine technische Aufgabe.
Eine Behörde benötigt auch klare organisatorische Rahmenbedingungen. Dazu gehören beispielsweise Zuständigkeiten, Datenschutzkonzepte, Sicherheitsvorgaben und Regeln für die Nutzung von KI-Anwendungen.
Auch die Mitarbeitenden müssen einbezogen werden.
Das BMDS betont in diesem Zusammenhang unter anderem die Bedeutung von KI-Kompetenzen, Governance und Change Management.
Denn selbst das beste KI-System bringt wenig, wenn Beschäftigte nicht wissen, wie sie es sinnvoll einsetzen können oder wenn Unsicherheit gegenüber der neuen Technologie besteht.
KI-Kompetenz wird wichtiger
Mit der zunehmenden Verbreitung von KI verändert sich deshalb auch das Kompetenzprofil von Verwaltungsmitarbeitenden.
Dabei muss nicht jeder Beschäftigte programmieren können. Viel wichtiger ist ein grundlegendes Verständnis dafür,
- wie KI-Systeme funktionieren,
- welche Aufgaben sie gut unterstützen können,
- welche Fehler auftreten können,
- wie Ergebnisse überprüft werden,
- welche Daten verarbeitet werden dürfen und
- welche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen gelten.
KI-Kompetenz wird damit zunehmend zu einer Querschnittskompetenz.
Sie betrifft nicht nur IT-Abteilungen, sondern ebenso Sachbearbeitung, Führung, Personal, Organisation und Verwaltungsmanagement.
KI verändert auch Führung und Personalentwicklung
Die Einführung von KI wirft außerdem Fragen auf, die über die Technologie selbst hinausgehen.
Wie verändern sich Tätigkeitsprofile? Welche Kompetenzen werden künftig benötigt? Welche Aufgaben fallen weg, welche entstehen neu? Wie können Mitarbeitende auf die Veränderungen vorbereitet werden?
Damit wird KI auch zu einem Thema für Personalentwicklung und Führung.
Führungskräfte müssen beispielsweise Veränderungsprozesse begleiten, Mitarbeitende bei der Nutzung neuer Technologien unterstützen und gleichzeitig darauf achten, dass Qualitäts- und Verantwortungsstrukturen erhalten bleiben.
Auch Fragen der Weiterbildung gewinnen an Bedeutung.
Berufsbegleitende Studienangebote greifen diese Entwicklungen zunehmend auf. Ein Schwerpunkt Digitales Verwaltungsmanagement kann beispielsweise Themen wie digitale Transformation, Verwaltungsmodernisierung und den strategischen Einsatz neuer Technologien behandeln. Im Bereich Human Resource Management stehen dagegen stärker Personalentwicklung, Führung, Organisation und die Auswirkungen des digitalen Wandels auf Beschäftigte im Mittelpunkt.
Für Verwaltungsmitarbeitende kann eine solche fachliche Vertiefung interessant sein, wenn sie die digitale Entwicklung nicht nur beobachten, sondern aktiv mitgestalten möchten.
Von der Technologie zur Verwaltungsmodernisierung
KI sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden.
Die Einführung eines neuen KI-Tools löst noch kein bestehendes Organisationsproblem. Entscheidend ist vielmehr, ob die Technologie sinnvoll in bestehende Prozesse integriert wird.
Dafür braucht es verschiedene Perspektiven:
Technologie: Was kann KI technisch leisten?
Verwaltung: Wo besteht tatsächlich ein sinnvoller Anwendungsfall?
Recht: Was ist zulässig und welche Anforderungen müssen erfüllt werden?
Organisation: Wie müssen Prozesse und Zuständigkeiten angepasst werden?
Personal: Welche Kompetenzen benötigen die Beschäftigten?
Führung: Wie kann der Veränderungsprozess begleitet werden?
Erst wenn diese Perspektiven zusammengedacht werden, kann KI zu einem tatsächlichen Instrument der Verwaltungsmodernisierung werden.
Was bedeutet KI für Verwaltungsmitarbeitende?
Für Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung bringt die Entwicklung Chancen und Herausforderungen zugleich.
Routineaufgaben könnten künftig stärker automatisiert oder unterstützt werden. Gleichzeitig entstehen neue Tätigkeiten – etwa bei der Auswahl, Einführung und Kontrolle von KI-Systemen.
Mitarbeitende mit Kenntnissen in Digitalisierung, Organisation, Verwaltung, Personal und Führung können dabei eine wichtige Schnittstellenfunktion übernehmen.
Die zentrale Kompetenz wird daher nicht darin bestehen, möglichst viele KI-Tools zu kennen. Viel wichtiger ist die Fähigkeit, zu beurteilen, wann KI einen Mehrwert bietet und wann menschliche Expertise unverzichtbar bleibt.
Fazit: KI braucht Verantwortung
Künstliche Intelligenz bietet der öffentlichen Verwaltung zahlreiche Möglichkeiten. Sie kann Texte erstellen, Informationen zusammenfassen, Dokumente analysieren, Verwaltungsprozesse unterstützen und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern verbessern.
Gleichzeitig hat KI klare Grenzen. Fehler, Datenschutzrisiken, mangelnde Transparenz, mögliche Verzerrungen und rechtliche Anforderungen machen eine verantwortungsvolle Nutzung notwendig.
Die entscheidende Frage sollte deshalb nicht lauten:
„Was können wir mit KI automatisieren?“
Sondern:
„Wo kann KI die Verwaltung sinnvoll unterstützen, ohne Qualität, Rechtssicherheit und Vertrauen zu gefährden?“
Die Antwort darauf wird von Behörde zu Behörde unterschiedlich ausfallen.
Fest steht jedoch: KI wird die öffentliche Verwaltung verändern. Erfolgreich wird dieser Wandel vor allem dort sein, wo Technologie mit Verwaltungswissen, rechtlicher Kompetenz, Organisationsverständnis und gut ausgebildeten Mitarbeitenden zusammenkommt.
Wer diese Zusammenhänge versteht, kann die Entwicklung aktiv mitgestalten – und dazu beitragen, dass KI nicht zum Selbstzweck eingesetzt wird, sondern tatsächlich zu einer moderneren, effizienteren und bürgerorientierten Verwaltung beiträgt.
Offizielle Quellen und weiterführende Informationen
Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) informiert ausführlich über den Einsatz von KI in der Verwaltung, aktuelle Projekte, KI-Kompetenzen und den KI-Guide für Behörden.
Weitere Informationen zu aktuellen Pilotprojekten bietet das BMDS im Rahmen des Agentic AI Hub.
→ Agentic AI Hub – Pilotierung in Kommunen
Auch die Europäische Kommission informiert über die rechtlichen Rahmenbedingungen der europäischen KI-Verordnung.
