Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist weit mehr als die Einführung neuer Software oder digitaler Antragsverfahren. Sie verändert Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen und die Zusammenarbeit innerhalb von Behörden. Damit dieser Wandel gelingt, braucht es Mitarbeitende, die Digitalisierung verständlich machen, Projekte koordinieren und Veränderungen aktiv begleiten. Genau diese Rolle übernehmen kommunale Digitallotsen.
Sie unterstützen Verwaltungen dabei, digitale Lösungen erfolgreich einzuführen, Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen und neue Arbeitsweisen nachhaltig zu etablieren. Damit leisten sie einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung von Städten, Gemeinden und Kreisen.
Was sind kommunale Digitallotsen?
Kommunale Digitallotsen sind Ansprechpersonen für Digitalisierung innerhalb einer Verwaltung. Sie arbeiten häufig an der Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT, Verwaltungsleitung und externen Dienstleistern. Ihr Ziel ist es, Digitalisierungsprojekte nicht nur technisch umzusetzen, sondern organisatorisch erfolgreich zu begleiten.
Je nach Kommune kann die Rolle unterschiedlich ausgestaltet sein. Während einige Digitallotsen einzelne Fachbereiche unterstützen, koordinieren andere bereichsübergreifende Projekte oder wirken an der Entwicklung kommunaler Digitalstrategien mit. Gemeinsam ist allen, dass sie Veränderungsprozesse aktiv begleiten und den Wissenstransfer innerhalb der Verwaltung fördern.
Welche Aufgaben übernehmen kommunale Digitallotsen?
Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und verbindet organisatorische, kommunikative und digitale Kompetenzen.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Digitalisierung bestehender Verwaltungsprozesse begleiten
- Verbesserungspotenziale in Arbeitsabläufen identifizieren
- Einführung neuer Fachverfahren und digitaler Anwendungen unterstützen
- Kolleginnen und Kollegen beraten und schulen
- Projektteams koordinieren und Fachbereiche vernetzen
- Anforderungen zwischen Verwaltung, IT und externen Partnern abstimmen
- Veränderungen kommunikativ begleiten und Akzeptanz fördern
- Impulse für die digitale Weiterentwicklung der Organisation geben
Gerade in kleineren Kommunen übernehmen Digitallotsen häufig zusätzlich koordinierende Aufgaben im Projektmanagement und wirken als Multiplikatoren für digitale Themen.
Warum werden Digitallotsen immer wichtiger?
Kommunen stehen heute vor zahlreichen Herausforderungen. Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Verwaltungsleistungen, gesetzliche Vorgaben müssen umgesetzt werden und gleichzeitig erschweren Fachkräftemangel sowie steigende Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit die Modernisierung.
Digitallotsen helfen dabei, diese Herausforderungen strukturiert anzugehen. Sie sorgen dafür, dass Digitalisierung nicht isoliert in der IT stattfindet, sondern als gemeinsame Aufgabe aller Organisationseinheiten verstanden wird.
Besonders wertvoll ist ihre Fähigkeit, technische Möglichkeiten mit den praktischen Anforderungen des Verwaltungsalltags zu verbinden. Dadurch entstehen Lösungen, die sowohl effizient als auch anwenderfreundlich sind.
Welche Kompetenzen sind gefragt?
Die Rolle erfordert weit mehr als technisches Wissen. Erfolgreiche Digitallotsen verfügen über ein breites Kompetenzprofil, das Fachwissen und persönliche Fähigkeiten miteinander verbindet.
Dazu gehören unter anderem:
- Verständnis kommunaler Verwaltungsstrukturen
- Prozessmanagement und Prozessoptimierung
- Projektmanagement
- Kommunikations- und Moderationskompetenz
- Change Management
- Grundlagen der digitalen Verwaltung
- Kenntnisse zu Datenschutz und Informationssicherheit
- Analytisches und strategisches Denken
Vor allem Kommunikationsstärke wird häufig unterschätzt. Denn Digitalisierungsprojekte scheitern selten an der Technik – deutlich häufiger sind fehlende Akzeptanz, unklare Prozesse oder mangelnde Abstimmung zwischen den Beteiligten die größten Herausforderungen.
Von der operativen Unterstützung zur strategischen Digitalisierung
Mit zunehmender Erfahrung entwickeln sich viele Digitallotsen über ihre ursprüngliche Rolle hinaus. Sie übernehmen Verantwortung für größere Digitalisierungsprojekte, koordinieren organisationsweite Vorhaben oder beraten Führungskräfte bei strategischen Entscheidungen.
In größeren Verwaltungen entstehen daraus häufig spezialisierte Funktionen, beispielsweise im Bereich Digitalstrategie, E-Government oder Informationssicherheit. Die Grenzen zwischen operativer Projektarbeit und strategischer Steuerung werden dabei zunehmend fließend.
Digitalisierung braucht kontinuierliche Qualifizierung
Die Digitalisierung entwickelt sich kontinuierlich weiter – ebenso wie die Anforderungen an die Mitarbeitenden in den Kommunen. Wer Digitalisierungsprojekte erfolgreich begleiten möchte, profitiert daher von einer systematischen Weiterbildung.
Je nach Aufgabenprofil kann es sinnvoll sein, Kompetenzen im digitalen Transformationsmanagement, im Projektmanagement oder in der Informationssicherheit gezielt auszubauen. Für Mitarbeitende mit strategischer Verantwortung bieten sich beispielsweise berufsbegleitende Zertifikatsprogramme an, die Themen wie digitale Organisationsentwicklung, Governance und Führung von Transformationsprojekten vertiefen. Auch Informationssicherheit gewinnt angesichts wachsender Cyberrisiken und regulatorischer Anforderungen zunehmend an Bedeutung.
Wer Digitalisierung langfristig als Führungs- und Managementaufgabe gestalten möchte, kann seine Kompetenzen darüber hinaus in einem berufsbegleitenden Masterstudium erweitern. Ein entsprechendes Studienangebot im Bereich Digitales Verwaltungsmanagement verbindet wissenschaftliche Grundlagen mit praxisnahen Fragestellungen aus der öffentlichen Verwaltung und richtet sich insbesondere an Fach- und Führungskräfte, die die digitale Transformation aktiv mitgestalten möchten.
Weiterführende Informationen zu diesen Qualifizierungsmöglichkeiten finden sich hier:
- Chief Digital Officer (CDO) Professional: https://akademie.rub.de/produkt/chief-digital-officer-cdo-professional/
- Chief Information Security Officer (CISO) Professional: https://akademie.rub.de/produkt/chief-information-security-officer-cio-professional/
- Master Digitales Verwaltungsmanagement: https://akademie.rub.de/produkt/master-digitales-verwaltungsmanagement/
Fazit
Kommunale Digitallotsen sind weit mehr als Ansprechpartner für digitale Anwendungen. Sie verbinden Menschen, Prozesse und Technologien und tragen maßgeblich dazu bei, dass Digitalisierung in der Verwaltung nachhaltig gelingt. Mit ihrer Fähigkeit, Veränderungen zu moderieren, Projekte zu koordinieren und digitale Kompetenzen in der Organisation aufzubauen, entwickeln sie sich zunehmend zu zentralen Akteuren der Verwaltungsmodernisierung.
Kommunen, die in diese Rolle investieren und ihre Mitarbeitenden gezielt qualifizieren, schaffen wichtige Voraussetzungen für eine leistungsfähige, bürgerorientierte und zukunftssichere Verwaltung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was macht ein kommunaler Digitallotse?
Ein kommunaler Digitallotse begleitet Digitalisierungsprojekte, unterstützt Kolleginnen und Kollegen bei digitalen Prozessen, koordiniert Fachbereiche und fördert die digitale Transformation innerhalb der Verwaltung.
Welche Kompetenzen braucht ein Digitallotse?
Neben Kenntnissen über Verwaltungsprozesse sind Projektmanagement, Kommunikation, Change Management, Prozessoptimierung sowie Grundlagen der Informationssicherheit und Digitalisierung besonders wichtig.
Ist ein Digitallotse dasselbe wie ein Digitalisierungsbeauftragter?
Nicht zwingend. Die Aufgaben überschneiden sich häufig, jedoch arbeiten Digitallotsen oftmals näher an den Fachbereichen und begleiten Veränderungen operativ, während Digitalisierungsbeauftragte häufig strategische Verantwortung übernehmen.
Warum werden kommunale Digitallotsen immer wichtiger?
Sie helfen Kommunen dabei, digitale Projekte erfolgreich umzusetzen, Mitarbeitende einzubinden und Verwaltungsprozesse effizienter sowie bürgerfreundlicher zu gestalten.
