Ein ausführlicher Leitfaden zum Berufsbild – Aufgaben, Kompetenzen, Gehalt & Karrierewege
Der Job des Personalreferenten hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Moderne Unternehmen suchen heute keine reinen Verwaltungskräfte mehr, sondern HR-Generalisten, die Recruiting, Personalentwicklung, Beratung von Führungskräften und strategische HR-Themen verbinden. Doch was bedeutet das konkret? Welche Aufgaben hat ein Personalreferent, welche Kompetenzen werden gesucht – und wie wird man überhaupt einer?
Dieser Beitrag beantwortet alle wichtigen Fragen rund um den Beruf Personalreferent, auf Basis einer Recherche von 50 aktuellen Stellenausschreibungen.
Was Sie auf dieser Seite über Personalreferent:in erfahren können:
- Was macht eine Personalreferent:in?
- Die Aufgaben hat eine Personalreferent:in
- Wer darf sich Personalreferent:in nennen?
- Ist Personalreferent:in ein wichtiger Job im Unternehmen?
- Was ist der Unterschied zwischen Personalreferent und Personalsachbearbeiter?
- Wie viel verdient man als Personalreferent?
- Welche Kompetenzen werden von Personalreferent:innen erwartet?
- Welches Studium oder welche Weiterbildung braucht man, um Personalreferent zu werden?/li>
Was macht man als Personalreferent:in?
Ein Personalreferent ist das „HR-Allroundtalent“ eines Unternehmens. Laut unserer Stellenanzeigenanalyse fallen die Aufgaben typischerweise in fünf große Cluster:
- Recruiting & Onboarding (+++ sehr häufig)
- Verfassen von Stellenanzeigen
- Active Sourcing
- Auswahl von Bewerbenden
- Führen von Interviews
- Vertragsverhandlungen
- Gestaltung eines effektiven Onboardings
- Personalbetreuung & Beratung (++ häufig)
- Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Führungskräfte
- Beratung zu arbeitsrechtlichen Fragen
- Begleitung von Konflikten, Feedback- und Entwicklungsgesprächen
- Unterstützung im BEM-Verfahren
- Personaladministration (+++ sehr häufig)
- Pflege von Personalakten
- Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen
- Verwaltung von Personalstammdaten
- Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung
- Personalentwicklung (++/+++ häufig)
- Analyse von Weiterbildungsbedarfen
- Organisation von Trainings, Seminaren, E-Learning
- Talentprogramme und Potenzialanalysen
- HR-Projekte & Digitalisierung (++ häufig)
- Einführung neuer HR-Tools
- Prozessdigitalisierung
- Mitarbeit an Employer-Branding- oder Change-Projekten
Kurz gesagt: Personalreferent:innen sorgen dafür, dass Personalarbeit reibungslos, modern und menschenorientiert funktioniert.
Typische Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche von Personalreferent:innen & Personalmanager:innen
Die Rolle bewegt sich zwischen operativer Personalarbeit (Recruiting, Administration, Betreuung) und zunehmend strategischen Aufgaben (Personalentwicklung, HR-Projekte, HR-Controlling, Employer Branding). In kleineren Unternehmen ist alles „in einer Hand“, in größeren Organisationen werden einzelne Cluster stärker spezialisiert.
Auch hier die Häufigkeits-Legende:
| Aufgaben-Cluster | Typische Tätigkeiten | Häufigkeit |
| Personalplanung & -bedarfsermittlung | Abstimmung mit Fachbereichen, Analyse des Personalbedarfs, Personalkostenplanung, Workforce Planning | ++/+++ |
| Recruiting & Onboarding | Ausschreiben von Stellen, Active Sourcing, Screening von Bewerbungen, Führen von Interviews, Vertragsverhandlung, Gestaltung von Onboarding-Prozessen | +++ – praktisch in jeder Generalisten-Rolle enthalten. |
| Personalverwaltung & HR-Administration | Pflege von Personalakten, Erstellen und Anpassen von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Arbeitszeugnissen; Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten | +++ |
| Betreuung von Mitarbeitenden & Führungskräften | Ansprechpartner:in für alltägliche Personalfragen, Beratung zu Regelungen/Prozessen, Unterstützung bei Konflikten, Begleitung von Mitarbeitergesprächen, BEM | ++ |
| Personalentwicklung & Weiterbildung | Bedarfsanalyse, Planung und Organisation von Trainings, Seminaren, E-Learning, Talentprogrammen; Evaluierung der Maßnahmen | ++/+++ (stark wachsendes Feld) |
| Vergütungs- & Benefitsmanagement | Unterstützung bei Entgeltstruktur, Gehaltserhöhungen, Boni, variable Vergütung, Zusatzleistungen (Benefits, Jobrad, etc.) | ++, häufiger bei Personalmanager:innen/HR-Business-Partnern |
| HR-Projekte & Digitalisierung | Einführung/Optimierung von HR-Systemen, Prozessdigitalisierung (E-Akte, Self-Service-Portale), Mitarbeit in Transformationsprojekten | ++ |
| HR-Controlling & Reporting | Erstellung von Statistiken, Reports und Kennzahlen, z. B. zu Fluktuation, Krankenstand, Recruiting-KPIs; Vorbereitung von Management-Reports | +/++ – besonders in größerem HR-Setting |
| Compliance, Arbeitsrecht & Schnittstelle zum Betriebsrat | Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitsrecht, Datenschutz, Tarifrecht; Verhandlungen/Abstimmungen mit Betriebsrat, Vorbereitung von Betriebsvereinbarungen | ++ (je nach Mitbestimmungsstruktur) |
| Employer Branding & Personalmarketing | Mitarbeit an Karrierewebsite, Social-Media-Posts, Hochschulmarketing, Messen, Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke | + – mit steigender Bedeutung, oft in Kombination mit Recruiting-Rollen |
| Trennungsmanagement & Offboarding | Gestaltung von Offboarding-Prozessen, vorbereiten von Kündigungen/Aufhebungsverträgen, Führen von Exit-Gesprächen | +/++ – häufig Teil der Generalistenrolle, aber selten im Vordergrund beworben |
Ist Personalreferent:in ein guter oder wichtiger Job?
Ja – und zwar aus vier Gründen:
- Hohe Bedeutung im Unternehmen
HR ist heute ein strategischer Erfolgsfaktor. Personalreferent:innen gestalten Recruiting, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitenden – also die zentralen Themen jedes Unternehmens.
- Sehr abwechslungsreiches Aufgabenfeld
Man arbeitet mit Menschen, Daten, Prozessen und Strategie gleichzeitig. Kein Tag ist wie der andere.
- Gute Zukunftsperspektiven
Digitalisierung, Fachkräftemangel und Change-Prozesse erhöhen die Nachfrage nach qualifizierten Personalreferent:innen.
- Schnelle Aufstiegschancen
Mit etwas Berufserfahrung sind Karriereschritte in Richtung HR Business Partner, HR Manager, Teamleitung oder Spezialistenrollen gut möglich.
Fazit: Personalreferent:innen haben einen wichtigen, sinnstiftenden und zukunftssicheren Beruf.
Wer darf sich Personalreferent:in nennen?
Der Begriff Personalreferent ist in Deutschland nicht geschützt. Das bedeutet:
- Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation.
- Sowohl Quereinsteiger:innen als auch akademisch ausgebildete HR-Fachkräfte können den Titel tragen.
- Üblich ist allerdings eine HR-nahe Ausbildung oder ein Studium sowie erste praktische Erfahrungen.
Was ist der Unterschied zwischen Personalreferent und Personalsachbearbeiter?
Ist ein Personalreferent dasselbe wie ein Personalmanager?**
Hier die wichtigsten Unterschiede kompakt:
Personalreferent vs. Personalsachbearbeiter
| Rolle | Fokus |
| Personalsachbearbeiter | Operative Verwaltung: Verträge, Datenpflege, Bescheinigungen, Prozesse. |
| Personalreferent | Mischung aus operativer HR-Arbeit und Beratung, Recruiting, Entwicklung & HR-Projekten. |
Kurz: Sachbearbeitung ist administrativ – Personalreferenten arbeiten breiter und strategischer.
Personalreferent vs. Personalmanager
In vielen Unternehmen werden die Begriffe synonym benutzt.
Tendenziell gilt aber:
- Personalmanager = eher strategischer, konzeptioneller, projektorientierter
- Personalreferent = HR-Generalist mit starker operative Expertise und Beratungskompetenz
In kleinen und mittleren Unternehmen überschneiden sich die Rollen komplett.
Was kommt nach dem Personalreferenten? (Karrierewege)
Typische Karrierepfade in HR sind:
- HR Business Partner
- HR Manager / People Manager
- Leitung Personal / HR Teamlead
- Head of HR oder HR-Direktor
- Spezialisierung, z. B.:
- Recruiting / Talent Acquisition
- Personalentwicklung
- Employer Branding
- Compensation & Benefits
- Organisations- oder Change-Management
Mit 5–10 Jahren Berufserfahrung sind diese Schritte realistisch.
Wie viel verdient man als Personalreferent?
Das Gehalt hängt stark ab von:
- Größe und Branche des Unternehmens
- Region (Süddeutschland deutlich höher)
- Verantwortung, Tarifbindung und Berufserfahrung
Typische Gehaltsspannen in Deutschland:
| Erfahrungslevel | Jahresgehalt (brutto) |
| Einsteiger | 42.000–52.000 € |
| 2–5 Jahre Erfahrung | 50.000–65.000 € |
| Senior Personalreferent | 60.000–80.000 € |
| Mit Projekt- oder Führungsverantwortung | bis zu 90.000 € und mehr |
In Konzernen und im Tarifumfeld (IG Metall, Chemie, öffentlicher Dienst) sind deutlich höhere Sprünge möglich.
Welche Kompetenzen braucht ein Personalreferent?
Auf Basis der Untersuchung von 50 Stellenausschreibungen lassen sich die wichtigsten Kompetenz-Cluster so zusammenfassen:
Fachliche Kompetenzen (Hard Skills)
- Arbeits- & Tarifrecht (+++)
- Recruiting & Interviewführung (+++)
- HR-Software (SAP, Workday, Personio) (++)
- Personalentwicklung & Coaching (++)
- HR-Controlling / Kennzahlenanalyse (++)
- Prozess- und Projektmanagement (+)
Überfachliche Kompetenzen (Soft Skills)
- Kommunikationsfähigkeit & Beratungskompetenz (+++)
- Empathie & Konfliktlösung (+++)
- Organisation & Selbstmanagement (++)
- Digitale Kompetenz (++)
- Diskretion & Integrität (+++)
Kurz: Personalreferent:innen müssen rechtliche Sicherheit, digitale Kompetenz, analytisches Denken und zwischenmenschliche Stärke miteinander verbinden.
Welches Studium oder welche Weiterbildung braucht man, um Personalreferent zu werden?
Weil der Begriff nicht geschützt ist, führen mehrere Wege ins HR:
- Klassische Studiengänge (sehr häufig):
- BWL mit Schwerpunkt Personal
- Wirtschaftspsychologie
- Psychologie
- Sozialwissenschaften
- Rechtswissenschaften
- Verwaltungswissenschaften
- Duale Studiengänge / Berufsausbildungen:
- Personaldienstleistungskaufmann/-frau
- Industriekaufmann/-frau
- Kaufmann/-frau für Büromanagement mit HR-Schwerpunkt
- Professionelle Weiterbildungen (besonders beliebt für Quereinsteiger):
- Zertifikatskurse „Personalreferent:in“
- Weiterbildung „Recruiting & Active Sourcing“
- Zertifikat „Personalentwicklung“
- Weiterbildung im Arbeitsrecht
- Coaching- oder Mediationsausbildung
- Systeme & Tools: SAP HCM, Workday, Personio
- Praxis ist entscheidend
Unabhängig vom formalen Weg achten Unternehmen bei Personalreferent:innen besonders auf:
- Erfahrung im Umgang mit Mitarbeitenden
- Einfühlungsvermögen
- Beratungsstärke
- Verantwortungsbewusstsein
Welches Studium oder welche Weiterbildung braucht man, um Personalreferent zu werden?
Der Weg in den Beruf Personalreferent ist nicht starr vorgegeben – es gibt verschiedene Einstiege über Ausbildung, Studium und Weiterbildung. Entscheidend ist, wie gut diese Qualifikationen zur gewünschten Karrierestufe passen.
- Klassische Einstiege: Ausbildung & Bachelorstudium
Viele Personalreferent:innen starten mit:
- einer kaufmännischen Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Personaldienstleistungskaufmann/-frau)
- einem Bachelorstudium in BWL, Wirtschaftspsychologie, Sozialwissenschaften, Rechts- oder Verwaltungswissenschaften
Diese Abschlüsse ermöglichen in der Regel den Einstieg als Junior-Personalreferent:in oder in Funktionen der Personalsachbearbeitung. Für viele höherwertige Personalreferenten- oder HR-Managementstellen – insbesondere mit Projekt- oder Führungsverantwortung – wird jedoch zunehmend ein Masterabschluss erwartet.
- Zertifikatskurse & kürzere Weiterbildungen – sinnvoll, aber begrenzt
Zertifikatskurse zum*zur „Personalreferent:in“, zu Recruiting, Arbeitsrecht oder Personalentwicklung sind ein guter Weg,
- um sich zu spezialisieren
- Wissen schnell zu aktualisieren
- als Quereinsteiger:in erste HR-Kompetenzen aufzubauen
Sie haben aber klare Grenzen:
- Sie ersetzen keinen akademischen Masterabschluss
- Sie reichen oft nicht aus, um in höheren Tarifgruppen, Führungspositionen oder den Höheren Dienst (insbesondere im öffentlichen Sektor) aufzusteigen
- Ihr „Signalwert“ beim Arbeitgeber ist geringer als der eines universitären Mastertitels
Für einen dauerhaften Karriereaufstieg vom operativen Personalreferenten hin zu HR-Manager:in, HR Business Partner oder Leitung Personal ist ein weiterbildender Master in vielen Organisationen ein entscheidender Hebel.
- Berufsbegleitender Master als Karriere-Booster für Personalreferent:innen
Ein berufsbegleitender Masterstudiengang im Bereich Personalmanagement/Human Resource Management bietet gegenüber reinen Zertifikatsweiterbildungen und einem „nur“ grundständigen Studium mehrere zentrale Vorteile:
- Formaler Aufstiegsvorteil
- Ein Master (M.A.) qualifiziert für höhere Laufbahngruppen, anspruchsvollere Positionen und oftmals bessere Eingruppierungen – gerade im öffentlichen Dienst und in größeren Organisationen.
- Für viele Stellen, in denen Personalreferent:innen in Richtung strategisches HR-Management wachsen, wird ein Master explizit vorausgesetzt.
- Tiefere fachliche und methodische Kompetenz
- Berufsbegleitende HR-Master verbinden Arbeitsrecht, BWL, Psychologie, Organisations- und Change-Management auf hohem Niveau.
- Personalreferent:innen lernen, Daten zu analysieren, evidenzbasierte HR-Konzepte zu entwickeln und Veränderungsprozesse professionell zu begleiten – Fähigkeiten, die in Stellenausschreibungen zunehmend gefragt sind.
- Karriereentwicklung ohne Berufsunterbrechung
- Ein berufsbegleitender Master ermöglicht, im Job zu bleiben, Berufserfahrung zu sammeln und gleichzeitig den akademischen Abschluss zu erwerben.
- Personalreferent:innen können Gelerntes direkt im Unternehmen anwenden, was sie intern zusätzlich sichtbar macht.
- Netzwerk- und Praxisvorteil
- In hochwertigen berufsbegleitenden Masterprogrammen studieren vor allem berufserfahrene HR-Praktiker:innen und Führungskräfte.
- Das Netzwerk aus Kommiliton:innen, Dozierenden und Unternehmenspartnern wirkt oft als Karriere-Turbo.
- Warum der berufsbegleitende Master Human Resource Management an der Akademie der Ruhr-Universität besonders interessant ist
Der berufsbegleitende Master Human Resource Management (HRM) an der Ruhr-Universität Bochum, durchgeführt über die Akademie der Ruhr-Universität, gilt als eines der renommiertesten Programme im Bereich berufsbegleitendes Personalmanagement in Deutschland. (studieren-berufsbegleitend.de)
Argumente aus Karriereperspektive für Personalreferent:innen:
- Regelmäßige Spitzenbewertung im CHE-Ranking:
Der HRM-Master erhält im CHE-Hochschulranking wiederholt Spitzenergebnisse und gehört in zentralen Kategorien zur Spitzengruppe. Das ist ein starkes Qualitätssignal für Arbeitgeber und Bewerbende zugleich. Spitzenplatzierung für den berufsbegleitenden HRM Studiengang der Ruhr-Universität Bochum - Kombination aus Wissenschaft und Praxis:
Das Programm verbindet wissenschaftlich fundierte Inhalte (u. a. aus Psychologie, BWL, Recht) mit hochgradig praxisnahen Anwendungen – also genau dem Profil, das moderne Personalreferent:innen und künftige HR-Manager:innen benötigen. - Gezielte Qualifikation für Führungs- und Managementaufgaben im HR:
Der Studiengang ist explizit darauf ausgerichtet, Teilnehmende für Führungsaufgaben im modernen Personalmanagement zu qualifizieren – einschließlich Rollen wie HR Business Partner, Leitung Personal oder Change Agent. - Karrierewirksam für erfahrene Personalreferent:innen:
Laut Programmbeschreibungen richtet sich der HRM-Master an Personen, die sich bereits im HR engagieren und ihre Kompetenzen auf Master-Niveau erweitern wollen, um strategischer, gestaltender und führungsverantwortlich tätig zu werden. - Starke Reputation der Ruhr-Universität Bochum:
Als große Volluniversität mit guten Platzierungen in internationalen Rankings bringt die RUB zusätzlich Reputationskapital mit, das sich auf Absolvent:innen und deren Karrierechancen überträgt. DAAD
- Fazit: Für ambitionierte Personalreferent:innen führt am berufsbegleitenden Master kaum ein Weg vorbei
Zusammengefasst:
- Wer erstmalig in den Beruf des Personalreferenten einsteigen will, kann dies auch über Bachelorstudium, Ausbildung plus Weiterbildung oder Zertifikatskurse schaffen.
- Wer jedoch dauerhaft in verantwortungsvollere HR-Rollen hineinwachsen möchte – etwa als HR Manager, HR Business Partner oder Leiter:in Personal – profitiert deutlich von einem berufsbegleitenden Masterstudium.
- Der berufsbegleitende Master Human Resource Management an der Akademie der Ruhr-Universität, der regelmäßig im CHE-Ranking in der Spitzengruppe geführt wird, bietet hierfür einen besonders starken Hebel, weil er akademische Exzellenz, Praxisnähe, Reputation und Karrierechancen intelligent verbindet. Spitzenplatzierung für den berufsbegleitenden HRM Studiengang der Ruhr-Universität Bochum
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