Die öffentliche Verwaltung steht vor einer strategischen IT-Entscheidung: Soll sie weiterhin auf proprietäre Standardsoftware großer US-Konzerne setzen – oder stärker auf Open Source Software (OSS) umsteigen? Während Microsoft-Produkte heute den Behördenalltag dominieren, wächst gleichzeitig die Sorge um digitale Abhängigkeiten, Datenschutz und langfristige Handlungsfähigkeit.
Eine aktuelle Masterarbeit einer Studentin des berufsbegleitenden Masterstudiengangs Digitales Verwaltungsmanagement an der Akademie der Ruhr-Universität zeigt, warum das Thema „digitale Souveränität“ längst kein Nischenthema der IT mehr ist, sondern zu einer strategischen Zukunftsfrage für Bund, Länder und Kommunen geworden ist.
Warum die öffentliche Verwaltung so stark von Microsoft abhängig ist
In der unmittelbaren Bundesverwaltung werden laut der Arbeit rund 96 % der Bürosoftware- und Betriebssystemlösungen von Microsoft eingesetzt. Besonders kritisch wird dabei die Entwicklung hin zu cloudbasierten Lösungen wie Microsoft 365 gesehen.
Die Gründe für die zunehmende Skepsis gegenüber proprietären Plattformen sind vielfältig:
- steigende Lizenz- und Betriebskosten,
- eingeschränkte Verhandlungsmacht öffentlicher Einrichtungen,
- datenschutzrechtliche Unsicherheiten,
- fehlende Transparenz durch geschlossene Quellcodes,
- Sicherheitsrisiken durch zentrale Abhängigkeiten.
Gerade die Cloud-First-Strategie großer Anbieter verändert dabei die Spielregeln: Behörden verlieren zunehmend Einfluss auf Updates, Funktionen und Datenverarbeitung.
Datenschutz bleibt ein Dauerbrenner
Besonders spannend sind die Ausführungen der Arbeit zu den datenschutzrechtlichen Herausforderungen rund um Microsoft 365. Obwohl mittlerweile neue Datenschutzabkommen zwischen EU und USA bestehen, bleibt die Rechtslage komplex.
Ein zentrales Problem: US-Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin verpflichtet werden, Daten an amerikanische Behörden herauszugeben – selbst wenn diese auf europäischen Servern liegen. Für Behörden bedeutet das einen erheblichen Prüf- und Dokumentationsaufwand.
Die Arbeit macht deutlich: Datenschutzkonformität ist bei cloudbasierten Office-Lösungen kein einmal erreichter Zustand, sondern ein fortlaufender Prozess.
Open Source als strategische Alternative
Gleichzeitig entstehen in Deutschland zunehmend Initiativen, um digitale Souveränität gezielt zu stärken. Besonders interessant sind dabei Projekte wie:
- LibreOffice in Schleswig-Holstein,
- das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS),
- die Office- und Kollaborationssuite openDesk,
- gemeinschaftlich entwickelte Open-Source-Plattformen für Behörden.
Die Vorteile von Open Source liegen auf der Hand:
- transparenter Quellcode,
- größere Unabhängigkeit von einzelnen Herstellern,
- bessere Anpassbarkeit,
- stärkere Kontrolle über Daten und Infrastruktur,
- Förderung offener Standards.
Dabei zeigt die Arbeit aber auch klar: Ein erfolgreicher Umstieg ist keineswegs nur eine technische Frage.
Warum viele OSS-Projekte scheitern
Ein besonders interessanter Teil der Untersuchung beschäftigt sich mit gescheiterten oder schwierigen Migrationsprojekten – allen voran dem bekannten LiMux-Projekt der Stadt München.
Die wichtigste Erkenntnis: Nicht die Software allein entscheidet über Erfolg oder Misserfolg, sondern die organisatorische Umsetzung.
Zu den größten Herausforderungen zählen laut der Untersuchung:
1. Akzeptanz der Mitarbeitenden
Neue Software verändert Routinen. Fehlende Einbindung und schlechte Kommunikation führen schnell zu Widerständen.
2. Schulungen und Wissensaufbau
OSS-Einführungen benötigen Zeit, Trainingsangebote und interne Multiplikatoren.
3. Prozesse und Schnittstellen
Viele Verwaltungsprozesse sind über Jahre auf proprietäre Software zugeschnitten worden – inklusive Makros, Fachverfahren und Dokumentenstandards.
4. Strategische Planung
„Big Bang“-Migrationen gelten als riskant. Erfolgreicher sind schrittweise Pilotierungen mit klaren Zielbildern.
5. Zusammenarbeit statt Insellösungen
Ein zentrales Learning aus München: Individuelle Sonderentwicklungen erschweren langfristig Wartung und Kooperation. Erfolgreiche OSS-Projekte setzen stärker auf Community-Ansätze und gemeinsame Standards.
Schleswig-Holstein zeigt, wie es gehen kann
Während frühere Projekte häufig als Warnbeispiele galten, entwickelt sich Schleswig-Holstein aktuell zu einem der spannendsten Praxisfälle für digitale Souveränität in Deutschland.
Das Land verfolgt das Ziel, LibreOffice flächendeckend in der Landesverwaltung einzusetzen und gleichzeitig offene Standards auszubauen. Besonders bemerkenswert ist dabei der strategische Ansatz:
- langfristige Planung,
- parallele Pilotphasen,
- politische Unterstützung,
- schrittweise Migration,
- zentrale Koordination.
Damit wird deutlich: Open Source in der Verwaltung ist kein kurzfristiges Sparprojekt, sondern ein langfristiger Transformationsprozess.
Was Behörden jetzt daraus lernen können
Die Arbeit kommt letztlich zu einer differenzierten Schlussfolgerung: Open Source ist kein Selbstläufer – aber eine realistische strategische Option, wenn Migrationen professionell vorbereitet werden.
Erfolgsentscheidend sind insbesondere:
- klare politische Rückendeckung,
- ausreichende personelle Ressourcen,
- frühe Beteiligung der Mitarbeitenden,
- interoperable Standards,
- nachhaltige Governance-Strukturen,
- Kooperation zwischen Behörden.
Digitale Souveränität entsteht also nicht allein durch neue Software, sondern durch organisatorische Kompetenz und strategische Steuerung.
Wer sich intensiver mit Themen wie Verwaltungsdigitalisierung, digitale Transformation oder IT-Governance im öffentlichen Sektor beschäftigen möchte, findet auch im berufsbegleitenden Studienangebot des Masterstudiengangs Digitales Verwaltungsmanagement der Akademie der Ruhr-Universität spannende praxisnahe Ansätze.
Künkeler, K. (2025). Zwischen Abhängigkeit und digitaler Souveränität: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Umstellung von Microsoft Office-Produkten auf Open-Source-Software in der öffentlichen Verwaltung (Masterarbeit). Ruhr-Universität Bochum.
